În ultimele două luni și jumătate, multe dintre instituțiile publice din România au descoperit că pot funcționa și fără dosar cu șină. O ordonanță dată de Guvern în perioada pandemiei le obligă astăzi să primească de la cetățeni documente în format electronic și să le răspundă în același fel. „Au fost instituții, și nu puține, care în această perioadă nu au mai primit deloc hârtii. Cred că acesta a fost marele câștig în ceea ce privește digitalizarea în perioada pandemiei. Odată cu această ordonanță, nicio persoană care dorește să transmită un astfel de document digital nu mai poate fi refuzată de către o instituție publică”, a declarat pentru Republica Sabin Sărmaș, președintele Autorității pentru Digitalizarea României (ADR), înființată în decembrie 2019.
Foto: Inquam Photos/ Octav Ganea
Indicele Economiei și Societății Digitale (DESI) realizat de Comisia Europeană arată că România a ajuns anul trecut pe ultimul loc, 28, din Uniunea Europeană în ceea ce privește serviciile publice digitale. În 2017, fusese pe locul 26. În 2018, pe 27. Este printre puținele țări din UE care, în loc să își crească performanțele în materie de digitalizare a administrației publice, și le-a scăzut.
Odată cu impunerea distanțării sociale, angajații din instituțiile publice, și nu doar ei, au fost însă obligați să utilizeze noile tehnologii în munca lor.
„Au fost forțați să se ducă în mod obligatoriu către zona de online. Totodată, a existat și o schimbare la nivel de mentalitate, oamenii și-au dat seama că pot fi ajutați de digitalizare”, spune Sărmaș. Dar acest lucru nu înseamnă că deschiderea către folosirea tehnologiei în activitatea de zi cu zi a funcționarilor publici se va menține odată ce lucrurile se vor întoarce la normal.
„Imediat ce au ieșit din starea de urgență, unele instituții s-au gândit că ar fi bine să revină la hârtii”
„Nu o să rămână comportamentul la fel de prietenos cu zona digitală, după pandemie, pentru că am avut și unele semnale neplăcute. Unele instituții, imediat ce au ieșit din starea de urgență, s-au gândit că ar fi bine să revină la hârtii. Nu sunt pregătite încă pentru a lucra numai și numai digital, nu au un sistem de arhivare a documentelor, nu au o platformă de „document management”. Nefiind pregătiți și nefiind instruiți în acest sens, angajații preferă hârtia pe care o pun într-un document cu șină și asta este. Dar astăzi legislația este suficientă pentru a-ți implementa un flux complet digital într-o instituție, nu ai nicio scuză să nu o faci. Sunt primării care pot fi date ca exemplu, care au făcut mari pași în sensul ăsta”, explică președintele Autorității pentru Digitalizarea României.
„Astăzi legislația este suficientă pentru a-ți implementa un flux complet digital într-o instituție, nu ai nicio scuză să nu o faci”
Deși cel mai adesea se vorbește despre digitalizarea interacțiunii statului cu cetățeanul, aceasta nu poate fi făcută fără un proces de transformare digitală a felului în care funcționează intern instituțiile. Gradul de eficiență în organizarea procedurilor și fluxului de lucru se traduce automat în calitatea serviciului oferit omului care are o solicitare.
„Se întâmplă de foarte multe ori ca unii angajați din sistemul public, și nu numai, să printeze documente online”
„Dacă ție îți intră hârtia la registratură în format fizic și tu nu o transformi în format digital și nu îți implementezi un mecanism de semnătură electronică, lași demersul la jumătatea drumului. Sau, mai rău, îți intră documentul în format digital în instituție, iar tu printezi documentul și începi să-l plimbi prin instituție. Pe această cale, vreau să dau un mesaj public, deși lucrurile sunt clare. Un document electronic, semnat electronic, odată printat, nu mai are nicio valoare din punct de vedere al semnăturii puse. Semnătura electronică are valoare cât timp stă pe un document electronic. Printată, nu mai are nicio valoare. Se întâmplă de foarte multe ori, ca unii angajați din sistemul public, și nu numai, să printeze acele documente online, crezând că se păstrează semnătura”, arată Sabin Sărmaș.
De ce au nevoie instituțiile românești pentru a se digitaliza? Pentru început, de un cloud guvernamental care să le găzduiască toate aplicațiile, dar și de consultanță, spune Sărmaș. Cloudul guvernamental va fi reglementat printr-un act normativ aflat acum în pregătire.
„Ne gândim să ne formăm la nivelul ADR o echipă de experți pe care să-i trimitem în instituțiile publice. Să le facă celor de acolo o propunere de optimizare a fluxurilor de lucru, să le propună o arhitectură software care să le gestioneze procesele din instituție, iar ei să-și ducă procesul de achiziție și implementare la bun sfârșit. Dar cel mai important pas este să știe de ce au nevoie, pentru că de multe ori își doresc să facă schimbări, dar nu știu cum. Dacă în acest demers reușim să fim parteneri cu mediul privat, toată lumea câștigă. Cred că ar fi important ca mediul privat să ne susțină, pentru că tot mediul privat va fi cel care va implementa efectiv soluțiile. Nu vorbim despre chestiuni foarte complicate, nu este neapărat foarte complicat să ai un sistem de management al documentelor sau să ai o soluție de e-mail care să nu cadă o dată la două zile. Sunt lucruri de bază”, subliniază președintele ADR.
Acesta dă exemplul sistemelor de registratură online care pot fi implementate cu mare rapiditate. „Un astfel de sistem stă la baza aici.gov.ro, platforma creată recent de ADR prin care firmele din România pot depune cererile pentru șomaj tehnic. Pe aici.gov.ro companiile românești au reușit să depună, într-o lună, 160.000 de cereri pentru șomaj tehnic. Am reușit foarte rapid să facem lucruri care nu s-au făcut de 10 ani, cum ar fi să le dăm posibilitatea firmelor să plătească taxele locale prin Ghișeul.ro. Au început instituțiile să lucreze între ele. Am descoperit că unele instituții aveau deja soluții IT pe care le țineau la sertar, cărora li s-a găsit utilitatea. în această perioadă”, spune oficialul, care adaugă că, în ultimele 3 luni, numărul celor care și-au plătit taxele online pe Ghișeul.ro a crescut de la 500.000 la 600.000.
„La nivel european, există principiul că, odată ce ți-ai introdus datele la o instituție publică, nu mai ai nevoie să le completezi atunci când accesezi alte servicii digitale”
Un capitol la care România obține punctaje foarte scăzute conform Indicelui Economiei și Societății Digitale este cel al formularelor precompletate pe care cetățenii le pot folosi atunci când accesează online servicii publice. Dincolo de pierderea de timp cauzată de absența lor în România, această situație este un simptom al unei probleme mult mai serioase: lipsa de interoperabilitate ale registrelor naționale de date gestionate de diferite autorități ale statului.
„Din această pricină scădem foarte mult și în acel DESI, care contabilizează documentele care au deja câmpurile completate. Când mă loghez, ar trebui să am o cerere în care mai pun câteva date particulare, nu să-mi scriu de fiecare dată numele, adresa. Dacă rezolvăm problema de interoperabilitate între instituții, rezolvăm una din cele mai mari probleme. La nivel european, există principiul că, odată ce ți-ai introdus datele la o instituție publică, nu mai ai nevoie să le completezi atunci când accesezi alte servicii digitale. Acolo trebuie să ajungem, acesta este obiectivul final”, spune Sabin Sărmaș.
În ciuda gradului redus de digitalizare a serviciilor publice din România, acesta speră că după pandemie lucrurile ar putea să se schimbe „Există o mare deschidere a firmelor și organizațiilor neguvernamentale pentru a susține instituțiile de stat, să ne amintim că 500 de voluntari Code for Romania au creat 6 soluții digitale utile pe timpul pandemiei. Se vorbește mult în aceste zile despre digitalizare și mulți au început să îi vadă beneficiile. Sistemul public e copleșit de birocrație și lumea își dă seama că se prăbușește dacă nu facem ceva. Și funcționarii publici au înțeles, mai ales cei mai tineri, care au un grad mai ridicat de abilități digitale, că e foarte complicat să mai lucrezi ca și până acum”, crede președintele ADR.
Articolul face parte din proiectul editorial „Revoluția online”, susținut de eMAG.
Urmăriți Republica pe Google News
Urmăriți Republica pe Threads
Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp
Alătură-te comunității noastre. Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.
Noua sommes quittes.
Se va ajunge și acolo( fiecare clipă consumată scurtează acel mult)! iar acest departe va deveni un reper pentru și mai departe pe drumul găsirii altor soluțiilor de rezolvat.
Cu optimism,
Purice Narcis
1 un sistem de gestiune al documentelor unitar. Creat la nivel guvernamental și distribuit gratuit autorităților publice. Nu se poate face interconectare cu 100 sisteme diferite. Nu se poate face nici user training. Nu se poate controla nici calitatea și securitatea soluțiilor cumpărate acum de la cine da pară îndărătul mai mare.
2 semnătura electronică trebuie generalizată. Trebuie ieșit din statutul de semimonopol de astăzi în care 3 firme sunt singurele abilitate să emită astfel de semnături. Care mai sunt și de tot râsul (trebuie sa instalezi certificatul lor de securitate altfel nu sunt considerate sigure de către calculator).
Daca nu sunt bani pentru calculatoare, softuri, scanere, etec, sa se implementeze doar in cate o localitate din fiecare judet.
Pentru usurinta, ar trebui sa se prelucreze anii mai vechi de 100 de ani, in ordine inversa : 1919, 1918, 1917,...
Volumul de munca este foarte mare, sunt constient de acest lucru, dar in acest caz digitalizarea altor institutii nu va mai necesita concedieri.
Istoria unui popor este istoria fiecarui cetatean al acelui popor. REgistrele de stare civila, registrele bisericesti, hrisoavele cu cei dezrobiti din iobagie, etc, sunt parte a istoriei noastre. Fiind mai vechi de 100 de ani, orice cetatean poate avea si trebuie sa aiba acces cu usurinta la aceste date simple, Si digitalizarera si internetul o pot realiza. Asta daca avem IT-isti capabili si valorosi in tara noastra si daca politicienii traiesc pentru tara si popor si nu pentru prosperitatea lor personala. Daca numai lauda este de ei, n-am facut nicio treaba.
PS. Scuze pentru comentariul cam lung, dar tare greu mi-a fost sa circul cu trenul sau cu RATA prin tara pe la arhivele judetene ca sa caut date pentru completarea arborelui genealogic al familiei mele. Datorita scurgerii timpului, la unele registre a inceput sa se deterioreze hartia, la altele cerneala cu care s-a scris aproape s-a decolorat, de multe ori trebuind sa citesc cu lupa. Daca nu se intervine, cat de curand istorie noastra se va pierde si-i mare pacat.